کلیه پیام های دریافتی و ارسالی توسط "پنل پیام های شما" در صفحه "آرشیو I.M"
ذخیره می شوند. به نحوی که تنها مدیر کل سیستم که همان اعضای گروه Administrator می باشد به تمامی پیام های مدیران دسترسی دارد و هر یک از مدیران تنها به پیام های ارسالی و دریافتی خود دسترسی دارند.
برای دسترسی به صفحه "آرشیو I.M" دو روش وجود دارد.
روش اول: از صفحه "مدیریت ابزارها" و بخش "ماژول های ارتباطی" بر روی "آیکون آرشیو I.M" کلیک کنید.
روش دوم: از "پنل پیام های شما" بر روی "لینک آرشیو I.M" کلیک نمایید.
هر دو روش فوق شما را به صفحه زیر هدایت خواهند کرد.
همانطور که در تصویر مشاهده می نمایید این صفحه شامل بخش های زیر می باشد:
گزینه استفاده از فیلتر به صورت پیش فرض در حالت عدم انتخاب قرار دارد. با انتخاب این گزینه یک پنل به شما نمایش داده می شود تا با استفاده از مولفه های موجود در آن لیستی از پیام های مورد نیاز خود را به راحتی در نتیجه جستجو ملاحظه نمایید.
در صورت انتخاب گزینه استفاده از فیلتر این پنل به شما نمایش داده می شود که شامل مولفه های زیر می باشد.
- زمان ارسال
- نوع
- وضعیت
- فرستنده
- گیرنده
- شامل حذف شده ها
- نمایش کل پیام های سیستم
با استفاده از بخش جستجو می توانید پیام های مورد نظر خود را جستجو کنید.
در آرشیو I.M جستجو به دو صورت انجام می شود. شما می توانید با استفاده از لیست کشویی مقابل عبارت جستجو یکی از معیار های زیر را انتخاب نموده و عبارت مورد نظر مربوط به معیار انتخابی را درج و با استفاده از دکمه جستجو نتیجه آن را از میان پیام های خود ملاحظه نمایید.
شما می توانید پس از تعیین معیارهای مورد نظر خود از طریق فیلتر، با وارد نمودن عبارت مورد جستجو، بر روی دکمه جستجو کلیک نماید تا نتایج حاصل از تلفیق معیارهای فیلتر و عبارت مورد نظر خود را مشاهده نمایید.
لیست تمامی پیام های دریافتی و ارسالی توسط ماژول I.M در این قسمت نمایش داده می شوند.
تنها مدیران عضو گروه Administrator می توانند پیام های تمامی مدیران را ملاحظه کنند. مدیران سایر گروه ها، تنها به پیام های ارسالی و دریافتی خود دسترسی دارند.
با کلیک بر روی هر یک از لینک های پیام در ستون های فهرست پیام، پاپ آپ مربوط به آن پیام در کنار آیکون پنل پیام های شما نمایش داده خواهد شد.
برای فهرست پیام ها بر اساس معیار های زیر امکان مرتب سازی وجود دارد:
پیام هایی که به رنگ قرمز نمایش داده می شوند پیام های با وضعیت خوانده نشده می باشند.
پیام های سبز رنگ پیام های با وضعیت خوانده شده می باشند.
پیام های با رنگ نارنجی پیام های ارسالی با دریافت کننده گروهی می باشند.
در این قسمت می توانید تعیین کنید چه تعداد پیام در فهرست پیام ها نمایش داده شود.
شما می توانید پیام های دریافتی و پیام های ارسالی که هنوز گیرنده پیام، آن را نخوانده را انتخاب و توسط دکمه حذف، آنها را حذف نمایید.
توجه داشته باشید امکان حذف مستقیم برای پیام های ارسالی به صورت گروهی وجود ندارد و شما می بایست با کلیک بر روی پیام آن را باز نموده و با انتخاب گیرنده هایی که هنوز پیام را نخوانده اند، آنها را حذف نمایید.
در صورتی که تعداد پیام ها، بیش از تعداد تعیین شده در نمایش آیتم ها باشد، لیست پیام ها صفحه بندی خواهد شد. شما از این قسمت می توانید میان پیام ها پیمایش نمایید.